Kézi zárás a Könyvelés ablak ZÁRÓ naplójában lehetséges.

Kiválasztjuk a Könyvelés menüpontot majd az Új gombra rákattintva felugrik a rögzítő ablak.

Itt az alábbi beállítást javasoljuk:

Automatikus zárás

A jó automatikus zárás titka a jó beállítás, amelyet a Törzsadatok Főkönyvi paraméterek ezen belül a Főkönyvi paraméterek (Zárás, -nyitás) alatt találunk.

Itt állíthatók be a az átvezetési számlaszámok és a főkönyvi számok, amelyekre átvezetjük a költségeket. Ezeknek az összevezetéseknek ne felejtsünk el Naplót megadni!

Megnyitjuk a NYITÁS, ZÁRÁS/Automatikus nyitás, zárás menüpontot majd az új gomb megnyomásával az alábbi ablak nyílik meg:

Itt megadható a zárás kezdeti dátuma és a lezárni kívánt időszak vége. Időszaki és év végi zárást is készíthetünk. Időszaki zárásnál az üzleti év vége nem egyezik meg a zárás dátumával így a „Mérleg számlák zárása” és az „Automatikus nyitás” menüpont nem lesz aktív.

A zárás dátuma a könyvelés dátumával azonos lesz a könyvelésben. Az itt elvégzett zárás a „Rögzít” gomb megnyomása után a könyvelésben létrehozza a tételeket a megadott naplókban, ahol törölhető módosítható is a tétel egészen addig, amíg az üzleti éveknél nem tesszük be a lezárt pipát. Ez természetesen csak az év végi zárásra vonatkozik az év közi zárások mindig változtathatók maradnak.

A szintetikus nyitás a Főkönyv/ Könyvelés menüpontban végezhető el.

Kiválasztjuk a Könyvelés menüpontot majd az Új gombra rákattintva felugrik a rögzítő ablak.

Itt az alábbi beállítást javasoljuk:

A kartonokon a gazdasági események vagy a kézi tételnek adott név jelenik meg, ezért érdemes beszédes szöveget adni a könyvelt tételnek.

Analitikus nyitás a program használatbavételekor a vevő – szállító naplóban történik. A szintetikus nyitásnál ugyan rögzíteni kell a vevő és szállító főkönyvi szám egyenlegét, de ez nem látható az analitikában. Ezen tételeket eredeti dátummal és paraméterekkel rögzítsük a megadott vagy általunk létrehozott folyószámlás naplókban. Mivel ezeknek a tételeknek a bizonylat dátuma és teljesítési dátuma értelemszerűen nem eshet az adott üzleti évünkbe, ezért nem jelenik meg a főkönyvi kivonaton ellenben az analitikában jó dátumok fognak szerepelni, illetve eltérő áfa esetén az áfa analitikánk is jó lesz. Ezt a nyitást csak legelső alkalommal szükséges elvégezni minden cég esetében. A későbbiekben már kezeli a program adott üzleti évben a folyószámlás tételekhez kapcsolódó eseményeket.

Automatikus nyitás

A NYITÁS, ZÁRÁS menüponton belül érhető el ez a funkció.

• 1. lépés új üzleti év létrehozása, különben nem tudunk a Főkönyvi paramétereknél nyitó naplót megadni.
• 2. lépés NYITÁS, ZÁRÁS menüpont új lásd. ZÁRÁS

Amennyiben a Záráskor nem kértük az automatikus nyitást most bepipálható és elindítható a Nyitás.

A MagnumFŐKÖNYV programban az áfa analitikában és az ÁNYK *65 bevallásban az „Áfa dátuma” -ra szűr a program. Kivéve a pénzforgalmi elszámolású partnerek esetében.

A főkönyvi feladás menüpontban található a NAV XML import, mellyel más számlázó rendszerekből lehet a vevő számlákat beemelni könyvelésre a MagnumFŐKÖNYV program előrögzítésébe.

A felugró ablakban megadható a NAV XML állomány helye, amit, ha felismer a program kitölti az információ részt. A beállításoknál megadhatjuk az üzleti évet, amibe szeretnénk bekönyvelni és egy folyószámlás naplót ebből, ha a készpénzes tételeket máshová szeretnénk könyvelni egy pénztárnapló is megadható párhuzamosan.

A feladási paraméterek a Törzsadatok /Főkönyvi paraméterek menüpontban adhatók meg. Pénztár napló választás esetén, ha a naplónak jelöltem ki főkönyvi számot akkor azt ajánlja fel.

Sajnos a NAV XML kötött előírt formátuma nem nyújt elég információt a Normál számla, Közösségen belüli értékesítés és Export számlák megkülönböztetésére így ezek a számlák Normál áfatípussal mennek be az előrögzítésbe. Minden esetben ellenőrizzük le könyvelés előtt a tételeket és az áfa bontást. Könyvelés után pedig az Áfa analitikát.

Új céget fent a Rendszer menüpont cég karbantartása pontban lehet létrehozni az Új gomb megnyomásával.

Termék esetén:

Törzsadatok/Főkönyvi paraméterek ponton belül található a fordított adózás áfa bontásainak beállítása.

Vevő esetén az alapbeállítás:

Szállító esetén az alapbeállítás:

Alapesetben a 29 sorba irányítjuk a fordított áfás adó összegét, a program automatizmusa is így működik, de a vas ás fémáruk, valamint a mezőgazdasági termékek külön is jelentendők a x65A-s bevalláson VTSZ szám függvényében. A Magnum program, ha jól állítottuk be a könyvelési tételeket vagy gazdasági eseményeket ezeket a sorokat automatikusan kitölti.

A 100 vagy 101 sort kell beállítani a fizetendő vagy visszaigénylendő áfa alaphoz. Beszerzés esetén szintén a 101 sort kell beírni a fizetendő áfa sorba az igénylendő áfához pedig a 66 sort kell beparaméterzni, ha nem jogosult a visszaigénylésre ezt a sort csak ki kell törölni.

A 100 -s sorból a 04 sorba a 101 sorból pedig a 29 sorba irányítja be a program az alapot és 29sor esetében az áfa összegét.

A 100-s sorból tölti ki a program a x65A bevallás 07-lapját is a könyvelésben megadott adatok alapján.

A beszerzés esetén 101-s sorból a 08-s lapját tölti ki. A partneradataink megadásánál figyeljünk rá, hogy az adószám meg legyen adva különben a program nem tudja kitölteni a bevallásban.

Fordított adózás értékesítési példa:

Fordított adózás beszerzés példa:

Fordított adózás -áfa bontás paraméterezése szolgáltatás esetében

Az értékesítés esetében nem bonyolult hiszen csak a 4 sorra kell az áfabontásomat beállítani.

Beszerzés esetében viszont kicsit bonyolultabb a paraméter. A termék beszerzéshez hasonlóan itt is a igénylendő alapnál adom meg az 51-54 sorok valamelyikét és az áfa mértékéhez az összeg rögzítése után automatikusan hozzárendeli a program a technikai számlákat.

Törzsadatok Főkönyvi paraméterek menüponton belül található az Áfa bontás táblázat, ez a lelke a jó áfa bevallásnak. A könyvelésbe innen veszi a program a sorokat és az analitikában is e szerint sorolja be a könyvelési tételeket. A program a jelenlegi(2018-s) áfa bevallás sorokra tartalmaz alapbeállításokat, de módosítható. A bontás a könyvelésben a folyószámlajellegtől, az áfatípustól és az üzleti évtől függ.

Ezen tételeknél nem szükséges a folyószámlára könyvelni, hogy megjelenjen az áfa analitikában az áfa összegére a program képez egy alapot az aktuális év áfamértéke szerint (könyvelés során ki kell választani). Lehetőség van arra, hogy csak az áfát könyveljünk ehhez az Import áfatípust kell kiválasztani a könyvelésben.

Fontos! Ebben az esetben csak a 70-71 és a 30 ,09-sor választható ki az áfabontásokban. Ezen sorokat csak az áfa kiegyenlítéskor adjuk majd meg. Tehát ha előír a 465-s számlán a tartozást, akkor közbe kell iktatni egy technikai számlát, hiszen a visszaigényelhető áfa főkönyvi számától fog függeni az összeg előjele, és természetesen kifizetés után jogosult csak a visszaigénylésre. Tehát az áfabontást csak az utolsó lépésnél szabad megadni különben rossz lesz az áfa analitika (duplán vagy egyáltalán nem teszi be a tételt)

A 30-s sor esetén csak a fizetendő áfa számlaszám elfogadott mivel az áfabevallás sorába csak negatív összeg szerepelhet.

Példa 70-71 sorra :

Példa 30 sorra:

Telefon költségen mutatom be a példát:

Fontos, hogy az áfa típus nem változtatható meg a könyvelés fejében, hiszen a számla és partner áfatípusa nem változik meg tételenként. A „Kiegyenlítés” áfatípus a fejben nem váltja ki a rögzítési mezőben szereplő „ÁFA” mezőt. Az áfatípus a VEVŐ és SZÁLLÍTÓ naplók esetében minden gazdasági eseményre vonatkoznak, hiszen egy bizonylatszám alatt lesznek rögzítve.

BANK esetén az „Áfatípus” minden gazdasági eseménynél külön megadható, mivel ebben a naplóban meg kell különböztetni a számla előírást és kiegyenlítést egy bizonylaton belül is.  A „Kiegyenlítés” áfatípus minden esetben kiegyenlítést vagy áfa nélküli (pl. bank költség) tételt jelent. Ilyenkor nem aktív a belső számlaszám mező, ezért előírásnál itt is a Normál áfatípus javallott, amennyiben nem szeretné az áfa analitikában szerepeltetni a tételt akkor a „Nincs” legyen az ÁFA mezőben kiválasztva vagy hagyja üresen a bontást.

A vevő és szállító analitikában a belső számlaszám vagy a kiegyenlítés mezőbe beírt érték szerepel számlaszámként. A bizonylatszám mezőben a bank vagy pénztár egyedi bizonylatszáma/sorszáma szerepel.

A Magnum FŐKÖNYVben a készpénzes tételeket a PÉNZTÁR naplóban lehet rögzíteni ez a beállítás a számlatükörnél adható meg. A pénztárnaplóban rögzített előírások automatikusan kiegyenlítettnek minősülnek az analitikában. Valamint erre szűrhetünk is analitika lekérésekor. A VEVŐ naplóban rögzített tételek csak akkor lesznek kiegyenlítettek, ha egy BANK vagy PÉNZTÁR naplóban bekönyvelem a kiegyenlítést

Látható csak le kell nyitni devizás könyvelés esetén az összeg mezőben található nyilat.

Könyvelési tétel felvitele ugyanúgy zajlik, mint egy sima könyvelés csak a lenyitható ablakban lehet ellenőrizni a deviza átszámított értékét. Automatikusan az aznapi árfolyamot ajánlja fel és ezen rögzít a program, ha más árfolyamot szeretnénk csak át kell írni vagy ki kell választani - az Árfolyam mezőbe kattintás után megjelenő 3 pontra rákattintva-  és a könyvelt összeg meg fog változni minden tételben.

Fontos könyvelt összeg átírásánál az árfolyam nem változik meg! 

A bank naplóban ki kell választani a folyószámlajelleget, ami ebben az esetben vevő és az áfatípus „Kiegyenlítés” lesz. Most aktív a kiegyenlítés ablak és ha rákattint a 3 pontra itt feljönnek a nyitott vevő számlák. Először kiválasztjuk a gazdasági eseményt majd be kell pipálni a kiegyenlítendő számlát és a kiegyenlítésnél található nyílra klikkelve ellenőrizni az árfolyamokat. Az ajánlott árfolyam minden esetben az aznapi közép árfolyam, de persze ezt át lehet írni. Viszont ebben az ablakban csak a kiegyenlítés a bank pénznemében összeg átírása esetén változik az előírás összege. Fordítva nem változik meg semmi és az árfolyamok változtatása sem befolyásolja az összegeket. Azaz esetünkben a 85,84 EUR -t ha átírására az 100 USD összege meg fog változni.

Fontos minden esetben ellenőrizzük le, hogy letöltöttük-e az aktuális árfolyamokat!

Ezek után a Választ gomb megnyomása után a tétel megjelenik a könyvelési ablakban. Itt tudjuk ellenőrizni akár forintban is a tételeket és természetesen még itt is módosítható a tétel minden paramétere. Ebben az esetben is csak a bankban rögzített összegre változik meg minden paraméter a többit kézzel lehet módosítani.

A könyvelés után az analitikában látszódni fog a (forint)a könyvvezetés pénznemében az árfolyam differencia viszont, ha az előírás pénznemében ki lett egyenlítve (itt euro) akkor a számla kiegyenlített lesz az előírás pénznemében.

Valószínűleg egy nagyobb adatállományt másolt vagy régen nem mentette le az adatbázisát és sok módosítás történt benne. Ilyenkor előfordulhat, hogy a program belassul. Érdemes a Rendszer/Adatbázis műveleteken belül egy Adatbázis indexelést végrehajtani majd újra kell indítani a programot. Ugyanez a hatás érhető el az Adatbázis mentés majd visszatöltés lehetőséggel is.

A legegyszerűbb az, ha minden bankra létrehozunk egy NAPLÓ-t és a beállításokban megadunk neki egy főkönyvi számot. A program alapesetben a gazdasági eseményben található banki főkönyvi számot átírja a NAPLÓ beállításban talált bank típusú főkönyvi számra, amit a számlatükörben van lehetőség megadni. Ez a beállítás a Szállító, Vevő és Pénztár naplók esetében is működik csak a naplónak megfelelő főkönyvi számot változtatja meg.

Az MNB honlapján elérhető alapkamat.xlsx -t át kell menteni alapkamat.csv fájlba. Így eltűnnek a formázások, ami miatt nem lehet beolvasni a fájlt. Megnyitás után a csv fájlt mentjük el a 97-2003 Excel formátumba és ez az adat más olvasható lesz a MAGNUM program számára.

A főkönyvi kivonat beállításainál meg kell adni az adott üzleti év kezdő dátumát. A legelső nyitás sajátossága, hogy a szintetika és analitika külön szálon fut, tehát a vevő és szállító főkönyvi számokat szintetikusan is megnyitjuk és analitikusan is meg kell nyitni a számlák eredeti dátumával. A következő évben már elég a főkönyvi kivonat lekérdezése során csak az üzleti évet megadni és az értékeink jól fognak szerepelni.

Valószínűleg a számla áfatípusát „kiegyenlítés”-ként jelölte meg. A folyószámlás tételeket, ha nincs áfája akkor sem „kiegyenlítés” hanem normál áfa „nincs” vagy „nem érint” megjelöléssel kell rögzíteni. A „kiegyenlítés” megjelölés a vegyes tételekre, illetve a kiegyenlítésre utal a Magnum rendszerben pénztári előírás esetén is!

A vevő és szállító oldalon is ugyanúgy működik. A Magnum programban egy könyvelési tételen belül a devizás kiegyenlítést és a hozzá tartozó árfolyamkülönbözetet nem lehet elkönyvelni. az árfolyamdifferencia a vegyes naplóban könyvelhető:

A 6.970 forint árfolyam veszteség könyvelése:

a deviza összegnek ebben az esetben 0-nak kell lennie!

A folyószámlán így 0 forint a tartozás.

Szállítót és vevőt egymással szemben egy Bank naplótípusú Naplóban lehet könyvelni. Mindkét esetben kiegyenlítést kell könyvelni tehát az áfatípus „Kiegyenlít” típusú lesz, és a kiegyenlít gomb megnyomása után kiválasztjuk a számlát :

Főkönyvi számmal szemben Vegyes típusú naplóba könyvelünk itt nem működik a kiegyenlítés gomb kézzel kell beírni a számlaszámát, amit el szeretnénk vezetni a folyószámlás tételekből.

Az analitikus tételek nyitását csak egyszer kell elvégezni, mert a programban az analitikák nem kerülnek lezárásra az üzleti év végén. A rendezetlen tételeket, illetve az előírás nélkül nyilvántartott kiegyenlítéseket az eredeti dátummal kell lekönyvelni saját naplójukba (vevő, szállító, bank, pénztár) vagy vegyes típusú naplóba.

Első lépésként létre kell hozni egy olyan üzleti évet a Törzsadatok/Üzleti évek menüpontban, amely megelőzi azt az évet, amelyben a tényleges könyvelési munkát végezné. Alábbi példában a könyvelés éve 2018. év, de az analitika nyitását az azt megelőző, tehát 2017. évben kell elvégezni.

A 2018 évem nyitásakor, a 2015 évi nyitott tételt könyvelése:

Lehetőség van arra is, hogy ezeket a tételeket 2018 üzleti évben rögzítse, de ebben az esetben a főkönyvi kivonatnál figyelni kell, hogy időszaki nyitó dátumot be kell írni, különben megjeleníti ezeket a tételeket.

Ezt csak az első nyitásnál szükséges figyelni. Az első Magnumban lezárt üzleti év után már nem okoz problémát.

Akadályba ütközhet a rögzítés, ha a nyitott tétel dátuma kívül esik a programengedélyben beállított időszakon. Ebben az esetben vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálatunkkal.

A folyószámla jelleg vevő vagy szállító a bankban és az áfatípus "Kiegyenlítés", akkor a  gombra kell kattintani és ott a számla kiválasztása után kell kiválasztani a gazdasági eseményt.  Ha nincs számla rögzítve akkor a számlaszámot a „Kiegyenlít” gomb melletti üres mezőbe kell beírni. Amint az előírás be van könyvelve és egyezik a számlaszám és az itt beírt azonosító automatikusan összerendeli a program a tételeket.

EU-s beszerzésű termék esetén: Vizsgáljuk meg először a számlatükröt, hogy minden termék típusú főkönyvi számunk be van-e pipálva.

Gazdasági esemény rögzítése:

A felső menüsor kitöltése után nem kell kézzel minden sort létrehozni, az automatikus tételek behívása után egy alap paraméterezett eseményt beajánlunk, és a főkönyvi számokat csak át kell írni az általunk használtra.

Szolgáltatás felvitele ugyanígy működik csak az áfabontás sornál az ÁFA bevallás megfelelő sorait kell beírni.

Könyvelés kézi tétel esetén:

A kitöltött fejléc után egy entert nyomva vagy az F6 billentyűt lenyomva új kézi tételt tudunk rögzíteni. Beírjuk a nevét, amit a kartonon szeretnénk látni és elkezdjük kontírozni.

Az áfa mérték kiválasztása után entert nyomva megjelenik a főkönyvi számhoz tartozó megfelelő bontás, a főkönyvi számnál nem jelöltük be a terméket akkor itt a 18-s sort azaz a szolgáltatás bontását ajánljuk be.

Majd az összeg beírása után entert ütve létrehozza a technikai számlákat is a program.

Mást használ technikai főkönyvi számnak, mint az alapparaméter azt a Főkönyv/Törzsadatok/Főkönyvi paraméterek/ Számla-Főkönyv menüpont speciális táblájában tudja megváltoztatni a fordított áfa menüpontban.

A Rendszer menüpontban található Évnyitás a naptári évnek megfelelő bizonylattömbökre van hatással (pl: számla sorszámtartomány). A FŐKÖNYV modulban kizárólag az üzleti év nyitására van szükség, melyet a Törzsadatok/Üzleti év menüpontból lehet elérni.

Az üzleti év nyitásakor eldönthető, hogy átemeli az előző év alapadatait (számlatükör, napló, gazdasági esemény) vagy a műveletet később indítja el.

Figyelem, az „Alapértelmezett adatok” a sztenderd beállítás a programban és nem a „Választott cég üzleti év” adatai!

 Az üzleti év megnyitását követően el kezdhető a munka a programban függetlenül az előző év főkönyvi adatainak zárásától.

 Az üzleti évnek előfeltétele, hogy a következő üzleti évre érvényes programengedéllyel kell rendelkezni. Az analitika üzleti évektől függetlenül folyamatos nyilvántartást biztosít, így nincs szükség a rendezetlen tételek átemelésre. Természetesen az éves záráshoz szükséges év végi könyvelési rögzítéseket el kell végezni.

Magnum kézikönyv 154 o. 2.9.1.1 menüpont

Nyitás, Zárással kapcsolatban kérjük nézze meg a Magnum kézikönyv 199 o. 2.9.5 pontot illetve a GYIK 1 és 2 kérdését.

Amennyiben kérjük az automatikus nyitást (GYIK 2pont) is a NYITÁS-ZÁRÁS ablakban, akkor a program automatikusan beteszi ez üzleti év mellé a lezárt pipát. Ez a pipa biztosítja, hogy ne történhessen véletlen könyvelés az előző üzleti évbe. A pipa az üzleti év ablakból a módosít gomb megnyomása után kivehető. A könyvelési munkát a nyitás-zárástól függetlenül folytathatjuk, csak arra kell figyelni, hogy a könyvelési ablak bal felső sarkában azt az üzleti évet lássuk, amelyben dolgozni szeretnénk.

Addig amíg az üzleti évbe nem került be e lezárt pipa, akkor azok a könyvelési ablakban bármikor kiválaszthatók. Ha véletlenül eltérő dátumot használnánk, arra a program figyelmeztetni fogja.

A könyvelés kezdő dátuma a Rendszer menüpont/Beállítások /Programparaméterek/ Moduláris beállítások/Főkönyv pontban érhető el.

Amennyiben szeretnénk, ha a program minden devizás kiegyenlítés után elszámolja az árfolyam differenciát a Főkönyv/Törzsadatok/Főkönyvi paraméterek/Árfolyam különbözet menüpont alatt tudjuk ezt bejelölni. Ebben a menüpontban adható meg a főkönyvi szám beállítás is, amelyre ezeket a tételeket a program automatikusan könyvelni fogja, a vevő vagy szállító típusú főkönyvi számmal szemben.

Az automatikus árfolyam differencia elszámolásához meg kell adni a programnak egy naplót is, melyet a Törzsadatok/Naplók menüpontban tehetünk meg. A naplótípus Vegyes legyen mindenképpen és tegyük be a pipát az „Automatikus árfolyam különbözet elszámolása ebben a naplóban” pontba.

Ha módosítás történik az érintett tételekben (előírásban vagy kiegyenlítésben) az automatikus árfolyamkülönbözet elszámolása után, akkor a program újra számolja az esetlegesen felemerülő különbözetet és új tételként lekönyveli.

Amennyiben nem kérjük az automatikus árfolyam differencia elszámolását, lehetőségünk van a programban tételek árfolyam differenciáját utólag is egy időszakra lekérni és könyvelni. Az automatikus árfolyam differencia elszámolásához meg kell adni a programnak egy naplót és létező főkönyvi számokat, ezek létrehozása a GYIK 32 kérdésben részletezve vannak. A Főkönyv modul/Könyvelés/Árfolyamkülönbözet elszámolás menüpontban feljövő ablaknál a vizsgált időszakra leválogatja a fellelt összes árfolyamból adódó különbözetet a program.

A tételeknél található pipa kivehető, amennyiben kivesszük, az a tétel nem fog lekönyvelődni.

A bepipált tételek a könyvel gomb megnyomása után, külön-külön minden számlához egyesével hozzárendelődnek. A bizonylatszáma ezen telteknek AK-árfolyamkülönbözettel érintett számla száma lesz, a teljesítés dátuma a kiegyenlítés/kiegyenlítések dátuma lesz.

A program a megadott /lekönyvelt árfolyamok alapján dolgozik, amennyiben egy számlának több kiegyenlítése van, minden tételhez külön fogja számolni a differenciát!

A MagnumFŐKÖNYV/Főkönyvi feladás/Banki tételek importálása menüpont alatt lehetőség van a bankok elektronikusan lekért számlatörténetének beolvasására. A beolvasás és szerkesztést követően a könyvelési tételek elsődlegesen a az Előrögzítés menüpontban jelennek meg, ahol ellenőrizhetők és egyedileg vagy csoportosan könyvelhetők.

Az import állományokat az internet bankokban lehet lekérdezni csv vagy xls formátumban.  A program bankonként az alábbi formátumokat tudja kezelni

CSV formátumban:

• Budapest Bank;
• Erste Bank
• MKB Bank
• OTP Bank

XLS formátumban:

• Raiffeisen Bank
• Sberbank (Multicash szolgáltatás alatt)
• Unicredit Bank

FONTOS!!! Az állományokat megnyitás nélkül kell beolvasni a Magnum programba, mert a táblát kezelő programok megváltoztathatják a formátumot.

1. lépés: Beolvasás

Jegyezze meg az állomány mentési helyét, majd indítsa el a Banki tételek importálása menüpontot.  A bank kiválasztását követően megadható az a bizonylatszám, melyen a könyvelési szerepeltetni szeretné. Az importálandó fájl helyét a ^... gombbal keresheti meg.

Az üzleti év kijelölése hatással van a könyvelésre, mert ha az állományban az üzleti évtől eltérő időpontot talál a program azt hibával jelzi.

Amennyiben a könyvelésre használandó BANK típusú napló alapadatinál a főkönyvi szám mező ki van töltve, akkor azt a program érzékeli és felajánlja a kiválasztó ablakban.

Amennyiben a banki tételek könyvelésénél gyűjtőkódokat kíván használni vegye ki a pipát az egy sorban történő könyvelésből, mert csak ebben az esetben lehetséges a Tartozik és Követel oldali főkönyvi számnak eltérően gyűjtőkódot adni, hiszen két külön sorba kerülnek feltüntetésre. Ha a pipa bent marad, akkor a gyűjtőkód a T/K főkönyvi szám egyszerre kapja meg.

2. lépés: Beolvasott állomány megjelenítése szerkesztésre

A megjelenő táblázat BAL oldalán a program adatai, a JOBB oldalon a banki állomány adatai láthatók.  A program megpróbálja azonosítani a folyószámlás és a nem folyószámlás tételeket. A folyószámlás tételek esetén a partnereket első sorban a bankszámlaszám alapján, másod sorban pedig a név alapján keres a partner törzsben.

Az üres, de kötelezően kitöltendő mezőket piros X-el jelöli a program. A könyvelés addig nem kezdhető el míg minden tétel javításra nem kerül, kivéve az üzleti év idején túlmutató időszakokra vonatkozó sorokat.

Az első oszlopba jelzi a program, hogy a soron szereplő adatokban hiányosságot talált. Ez szövegesen elolvasható, ha az egeret az x fölé húzza.

A könyvelési adatok oldalán a dátum és az összeg mezők kivételével minden cella módosítható.

NÉV: A leválasztó nyíl segítségével kiválasztható a partnertörzsből a partner. Itt nincs lehetőség új partner felvitelére.

TÍPUS: Lehet vevő, szállító, nem folyószámlás. Nem folyószámlás tétel esetében a partner nem kiválasztható.

TARTOZIK/KÖVETEL FKVSZ: Kézzel is beírható mező, de a ^...  megnyomásával a számlatükörből is választható főkönyvi szám.

Vevő és szállító jóváírások esetén a Főkönyv/Főkönyvi paraméterek menüpontban megtalálható vevő és szállító főkönyvi számokat veszi alapul a program, ha nem tudja beazonosítani a közleményből a kötésszámot.

KÖTÉSSZÁM: Csak vevő és szállító típus esetén tölthető ki. Lehetőség van a rendezetlen tételekből történő kiválasztásra, de a banki adatokból is átemelhető a közlemény rovat adata.

Sémák létrehozása

Az Import adatok oldalon bizonyos mezőkön állva a jobb egér gomb megnyomásával, vagy a képernyő jobb alsó sarkában található <Műveletek>  gomb segítségével sémák hozhatók létre, melyek a gyakran előforduló nem folyószámlás tételek azonosítására szolgál.

Létrehozható:

•  Információs séma: Információ oszlop adatai alapján
• Közlemény séma: Közlemény rovat adatai alapján
• Bankszámlaszám séma: bankszámlaszám alapján

A közlemény és információs séma létrehozatalakor érdemes a séma nevébe részadatot írni, mely biztosan előfordulhat a jövőben is pl: kamat

A séma törzsadatok elérhetők a Főkönyv/Törzsadatok/Banki ismétlődő tételek menüpontban is, ahol azok létrehozhatók és módosíthatók. Itt kötelező jelölni a jelleget is.

Példa a séma létrehozására: NAV SZJA utalás séma létrehozása. Ebben az esetben érdemes a bankszámla sémát létrehozni, mert a használt bankszámlaszám nem változhat meg, de jó megoldás lehet a közlemény séma is hiszen lehet, hogy ügyfele minden esetben beírja az SZJA szót a közlemény rovatba.

Bankszámla séma:

3. lépés: Könyvelés

Ha minden sor megfelelően szerkesztésre került, akkor a Következő gomb megnyomását követően rögzítésre kerülnek a tételek az ELŐRÖGZÍTÉS menüpontba. Ha a program valamely sornál hiányosságot talál, akkor nem engedi a könyvelést.